Nouvelle rentrée et votre pile de dossiers ne s'est pas évaporée avec la chaleur estivale ?
A en croire les 102 interviews que j'ai menées auprès de dirigeant.e.s, managers, entrepreneur.e.s, vous êtes souvent tenté.e.s de procrastiner dans les 2 cas suivants :
- trouver une organisation vous permettant de ne plus être un goulot d'étranglement
- travailler SUR le fonctionnement de votre équipe en amont, au lieu de subir la charge managériale et les urgences
Comment dompter votre procrastination ?
Vous pouvez vous raconter qu'un certain temps de latence vous permet de mûrir les décisions, et que vous êtes tellement accaparé par les urgences que vous n'avez pas le temps aujourd'hui. Remettez donc à demain !
Sauf que de reports en calendes grecques, vous vous sentez noyé sous des tâches qui vous effraient ou vous ennuient de plus en plus. Les répercussions sur le collectif sont néfastes : votre crédibilité est atteinte, vous ralentissez l'équipe et les projets en formant un goulot d'étranglement, les prises d'initiatives de l'équipe sont découragées et la lassitude finit par plomber le rythme et l'engouement général.
C'est un comble que les collaborateurs se sentent bloqués ou freinés par leur chef !
Face à la procrastination, vous êtes comme Ulysse face au chant des sirènes.
La procrastination est tentante comme le chant des sirènes, mais elle peut faire couler votre navire si vous y succombez.
Ulysse, sur les conseils de la magicienne Circée, va demander à ses compagnons de mettre des bouchons de cire dans les oreilles pour ne pas succomber au chant des sirènes, et de l'attacher au mât de son navire pour arriver à bon port.
Inspirons-nous de cette légende :
Etape 1 : Comprendre la procrastination
Comme Ulysse apprivoise le chant des sirènes grâce aux conseils de Circée, nous allons tenter de cerner les mécanismes de la procrastination pour mieux la dompter.
Piers Steels, dans sa méta analyse sur la procrastination (1), tente de vérifier l'existence d'une corrélation entre procrastination et traits de personnalité. Son étude montre que les personnes qui procrastinent le moins sont celles qui sont dotées d'un meilleur auto-contrôle. Connaissez-vous le test de la guimauve, réalisé par Walter Mischel à Stanford en 1972 ? Un examinateur présente une guimauve à un enfant. Puis il quitte la salle et lui promet d'en apporter une seconde si la première n'a pas été dévorée à son retour. 70% des enfants succombent à la tentation et mangent la première guimauve. Ce test mettrait en lumière une tendance à préférer le court terme et à manifester un déficit d'auto-contrôle.
Selon les neuro-scientifiques, la procrastination provient d'un combat entre :
- le système limbique, vestige du cerveau primitif, qui valorise les stimulis sensoriels, la recherche du plaisir, un mode impulsif et la satisfaction immédiate
- et le cortex préfrontal, siège de comportements plus complexes et moins instinctifs.
La procrastination s'auto-entretient :
- elle révèle un emballement du système limbique. Face à l'anxiété et la peur, le court-terme et les satisfactions immédiates sont favorisés. Il s'agit par exemple de repousser le dossier de fond émotionnellement engageant au profit d'une course effrénée au traitement de micro taches faciles et rapides (être hyper réactif sur les mails, répondre à toutes les sollicitations...)
- problème : l'obtention d'un plaisir immédiat (une boîte mails vide ou le fait de se sentir indispensable et reconnu) engendre la sécrétion de dopamine, qui sera recherchée de nouveau, au prix de toujours plus de procrastination.
Etape 2 : Anticipez et déléguez - ayez un plan comme Ulysse
Vous forcer à passer à l'action pour venir à bout de votre procrastination est une solution incomplète. Elle mène rapidement à des ruminations du type "je dois", "il faut". L'action entraîne l'action, les petits pas et les différentes manières de duper son cerveau pour agir ne sont pas à balayer d'un revers de main, mais plutôt à mixer avec d'autres possibilités.
Ulysse par exemple anticipe le passage des sirènes. Et pour vous ? Que signifierait "anticiper" ? Repérez vos zones de procrastination récurrentes, formez et transmettez vos compétences et savoirs sur ces sujets pour qu'ils ne dépendent plus que de vous, mettez en place des systèmes d'incitation collectifs... Un exemple : vous procrastinez toujours sur l'établissement du prochain budget. Faites en sorte de ne pas être à la manoeuvre pour l'inscrire à l'ordre du jour de votre agenda, déléguez le moment du déclenchement à votre DAF et profitez de l'impulsion donnée par les autres.
Interrogez vous sans complaisance sur l'allocation de votre temps et ce qu'elle révèle de vos modes de fonctionnement. Demandez-vous si cette allocation est compatible avec l'avancée de votre entreprise.
Est-ce qu'avoir "toujours la porte ouverte", "être hyper réactif sur les mails", voire "faire à la place de" sert la stratégie de votre entreprise ? Ces attitudes ne seraient-elles pas plutôt des leurres activant votre dopamine à court terme ? C'est gratifiant de se sentir indispensable et disponible. Mais les sujets de fond sont repoussés au lendemain. Plutôt que de dévorer la première guimauve immédiatement, essayez de penser à la seconde guimauve et à ses bienfaits : redevenir maître du tempo, alléger votre charge mentale et enclencher un circuit de récompense cérébral agréable et efficace pour vous et votre entreprise, faire en sorte que chacun travaille dans sa zone d'excellence.
Dans son plan, Ulysse délègue. Ses compagnons auront les oreilles bouchées et l'attacheront au mât.
Il délègue entièrement, au point de mettre sa vie entre les mains de ses compagnons.
C'est une délégation qui responsabilise, et dont la valeur est élevée, puisqu'elle se compte en vies humaines.
Et vous ? Avez-vous organisé des délégations qui permettent à chacun de travailler au maximum dans sa zone d'excellence, diminuant ainsi le niveau de procrastination global ?
La compréhension des ressorts de la procrastination, l'anticipation et la délégation sont quelques réponses possibles face à la procrastination.
Il y en a d'autres !
J'obtiens régulièrement aux côtés des équipes que j'accompagne de bons résultats avec leurs sujets indéfiniment relégués en fin de to-do list. Ils ont souvent pris une telle ampleur mêlée d'ennui, de peur et d'émotions diverses, qu'ils méritent d'être dégonflés, collectivement et progressivement. Je suis sûre que vous en avez toutes et tous au moins 1 en tête. Parlons en !
Sources et lectures :
(1) Peter Stell, The Nature of Procrastination, 2006
(2) Pour ceux qui veulent creuser davantage le sujet, je vous recommande ces 3 articles de Julie Bonnet : Combien votre procrastination vous coûte-t-elle vraiment ? ; Souffrez-vous de procrastination lorsqu’il s’agit de vos projets ? ; La bonne façon d’arrêter la procrastination